El farmacéutico se encuentra hoy en día en una compleja situación, al tener que gestionar de manera óptima las miles de referencias que existen en su oficina de farmacia. Para ello es indispensable conocer de manera continua las existencias reales, que le permita alcanzar el stock óptimo. De esta manera, podrá ofrecer un nivel adecuado de servicio al cliente, sin perder rentabilidad en su negocio.
El inventario es el conocimiento detallado del stock existente en la oficina de farmacia. Es fundamental que se realice a lo largo de cada ejercicio. Existen dos tipos de inventarios:
- inventario periódico, que se realizaría 1 o 2 veces al año realizando el conteo de todo el stock en un mismo día.
- inventario continuo, que es el conteo de un número determinado de referencias cada vez y que se realiza diariamente.
Dependiendo del número de referencias existentes en la farmacia y del número de referencias a contar cada día, realizar el inventario continuo permite que cada referencia sea inventariada entre 1 y 3 veces al año. Ésto posibilitará una gestión más óptima del mismo.
Con el inventario continuo podremos detectar y solventar problemas de forma diaria. De este modo el stock estará en revisión constantemente, por lo que lo errores y/o desviaciones se minimizarán. Además ofrece información valiosa a la hora de tomar decisiones, tanto de compra como de estrategias de venta: fijación de precios y promociones. Asimismo, ayuda a reducir las pérdidas por robos, deterioro y caducidad de los productos.
Entre las claves a tener en cuenta para un óptimo inventario continuo están:
- elegir la mejor herramienta para recoger la información: hoja de cálculo, software específico, aplicación del propio programa de gestión, etc… Dependerá de su comodidad y su preferencia.
- realizar el conteo y la mecanización de la información siempre con el negocio cerrado para evitar errores producidos por la modificación de stock derivada del normal funcionamiento (ventas, entradas, devoluciones…)
- Tener bien localizados los artículos con un control estrecho de la ubicación de los productos.
¿Cómo empezamos?
- Obtén el listado de productos existentes en la farmacia según la herramienta que utilice.
- Decidir el número de referencias a contar cada día y dividir el listado: si el stock está dividido por ubicaciones lo mejor será dividir el listado según éstas. Si no es así, podrá utilizarse cualquier otro criterio: orden alfabético, por ejemplo.
- Asignar la tarea a un miembro del equipo. Debe ser alguien que esté en la farmacia en el momento que ésta esté cerrada.
- Obtener el listado del día con el stock que según el sistema debería haber.
- Realizar conteo anotando la diferencia, si la hubiera.
- Mecanizar el conteo siempre antes de la apertura.
El inventario se valora siempre a precio de coste. Una vez realizado el conteo y mecanizado, se podrá obtener la desviación existente entre la información del sistema y el stock real.
Cuando se haya realizado el conteo del listado total, se volverá a obtener un nuevo listado, que incluya aquellos productos que se hayan dado de alta en los últimos meses y se empezará el proceso de nuevo. Y lograrás el control total y continuo de tus existencias.